Frjáls verslun - 01.01.2001, Page 37

kallaða TPOS lausn. Til okkar koma nauðsynlegar upplýsingar um við-
komandi viðskipti þannig að yfirlitið, sem við sendum til viðkomandi við-
skiptamanns, er nægilegt sem bókhaldsgagn. í framhaldi af þessu höf-
um við búið til kort sem heitir Fyrirtækjakort Flugleiða og MasterCard
(Corporate kort). Það sækir áþekkar upplýsingar og er um leið alþjóðlegt
MasterCard kreditkort og hægt að nota hvar sem er í heiminum," segir
Páll Kr. Svansson, forstöðumaður Fyrirtækjasviðs EUROPAY íslands.
Corporate kortið
Corporate kortinu er ætlað að vera útgjaldastjórnunartæki fyrir fyrir-
tækin. Sumir hafa óttast að kort af þessu tagi sé eyðsluhvetjandi en
Páll segir að reynslan sýni að svo sé ekki. Kortið hefur verið á mark-
aði í eitt og hálft ár og gefist vel. „Við höfum litið á
kortið sem nauðsynlegt tæki fyrir starfs-
Corporate kortinu er ætlað að vera útgjaldastjórnunartæki fyrir fyrir-
tæki og stofnanir.
tækisins, til hliðar, einfalda ferlana og gera þá sjálfvirkari. Jafnframt
fá stjórnendur mun betri upplýsingar um smáinnkaup og hafa miklu
betri stjórn á þeim.
Nokkrar ríkisstofnanir hafa tekið þátt í frumverkefni Innkaupa-
kortsins sem hófst í maí á síðastliðnu ári. Þeirri prófun er að Ijúka og
býðst þá öðrum ríkisstofnunum, sveitarfélögum og stórum fyrirtækjum
að fá Innkaupakort. f vor hefst samstarf við birgja sem geta boðið upp
á yfirlit um viðskipti. Upplýsingum um úttekt verður þá safnað í gagna-
grunn og munu deildarstjórar og forstöðumenn geta skoðað nákvæm-
ar upplýsingar um innkaupamálin. Jafnframt verða upplýsingar um
viðskipti sendar rafrænt í bókhald ríkisstofnana og fyrirtækja.
Kortalausir viðskiptareikningar
í ríflega eitt ár hefur EUROPAY ísland boðið upp á innheimtuþjónustu
sem felst í því að EUROPAY ísland hýsir reikningsviðskipti á rafrænu
formi og annast innheimtu fyrir fyrirtæki. Þetta fyrirkomulag er kallað
Kortalausir viðskiptareikningar og er sérstakt viðskiptanúmer lykillinn
að þeim. Þessi þjónusta einfaldar öll reikningsviðskipti hjá þessum
fyrirtækjum og lækkar kostnað við bókhald og innheimtu. Flugleiðir er
fyrsta fyrirtækið sem hefur nýtt sér þessa þjónustu og hafa sambæri-
leg viðskipti verið tekin upp hjá Flugfélagi íslands.
„Fyrirtækin hafa aðgang að viðskiptavinum sínum í gegnum kerfi
okkar og geta nýtt sér þær upplýsingar til innheimtu. Þau spara sér að
halda utan um eigið kerfi, fá úttektir viðskiptavina sinna greiddar og
við sjáum um innheimtuna. Tveimur mánuðum síðar endursendum við
það sem óinnheimt er. Skilin hafa verið mjög góð og við endursendum
að jafnaði innan við tvö prósent af upphaflegum kröfum. Viðskiptavin-
ir verða lítið varir við okkur og stjórnendur Flugleiða og Flugfélags ís-
lands eru mjög ánægðir með þessa þjónustu. Þeir spara sér mikinn
kostnað," segir Páll Kr. Svansson.S!]
menn sem þurfa að ferðast mikið á vegum fyrirtækisins og kunna með
kort að fara. Starfsmönnum er falið mikið ábyrgðarsvið og verkefni
sem geta valdið útgjöldum og því getur verið nauðsynlegt að treysta
þeim fyrir korti. Til þess að tryggja að upplýsingar um notkun kortanna
komist á hæsta stig stjórnskipulagsins innan fyrirtækisins höfum við
útbúið svokallað móðurkort. Forstjóri eða fjármálastjóri er þá handhafi
þess, síðan hefur forstöðumaður og deildarstjóri í hverri deild aðalkort
og undirmennirnir aukakort. Móðurkorthafi fær síðan ítaryfirlit þar
sem fram koma allar úttektir starfsmanna fyrirtækisins," segir hann.
„Með því að bjóða upp á móðurkortið og Itaryfirlit með öllum
færslum korthafa innan fyrirtækisins tryggjum við að eftirlitsþættin-
um sé vel sinnt. Fyrsta útgáfa þessa yfirlits var pappfrsgagn og innan
skamms geta menn sótt þessi gögn á rafrænu formi til okkar."
Corporate kortið hefur auk þess allar nauðsynlegar ferðatrygging-
ar, þ.m.t. bílaleigutryggingu og af notkun þess innanlands reiknast
punktar í Vildarklúbb Flugleiða. Með Corporate kortinu fylgir auk þess
einstaklings Gullkort (Einkakort) en árgjald þess er innifalið í árgjaldi
Corporate kortsins.
Innkaupakortið
Innkaupakort ríkisins hefur vakið mikla athygli. „Stofnanir ríkisins hafa
innkaupa- og bókunarferla sem oft er flókið ferli. Með því að taka
smáinnkaupin út úr þessu þunga ferli og einfalda það er hægt að
koma í veg fyrir mikinn kostnað. Þannig er verið að draga innkaup,
sem eru verðlítil á heildina litið og skipta litlu máli um afkomu fyrir-
Páll Kr. Svansson, forstöðumaður Fyrirtækjasviðs EUROPAY Islands.
Mynd: Geir Ólafsson
IMIiMilillilil
37