Árbók VFÍ/TFÍ - 01.06.2002, Page 293

• Tryggja að skrár tapist ekki með því að geyma allar útgáfur verkefnisskjalanna í
miðlægum gagnagrunni.
• Auka samskipti í verkefnishópnum og gera þau markvissari með því að setja þau
upp á skipulegan hátt, t.d. með fyrirspurnum.
• Viðhalda skrá yfir öll samskipti í verkefninu.
• Gera verkkaupa og sjálfum verkefnishópnum kleift að fylgjast með verkefninu eftir
því sem það vinnst.
• Búa til umhverfi á Netinu sem auðveldar og hvetur fólk til samstarfs enda þótt fólkið
sé ekki endilega staðsett á sama stað.
Ýmis vandamál koma upp í dreifðum verkefnum; vandamál sem auðvelt er að eiga við í
hefðbundnum verkefnahópum en erfiðara að kljást við í dreifðum hópum. Þó eru til hag-
nýt ráð til að takast á við mörg slík vandamál. í töflu 1 eru talin upp helstu vandamál sem
tengjast dreifðum verkefnum og stungið er upp á lausnum. Taflan er m.a. byggð á
Meredith & Mantel (2000).
Tafla 1. Vandamál í dreifðum verkefnum og mögulegar lausnir
Efni Vandamál Lausnir
Byggja upp traust og hópanda Óregluleg samskipti, þátttakendur þekkja ekki hver annan,„við / þeir". Lítil„sameiginleg" reynsla, vantar skilning á hlutverkum annarra. Sjá til þess að besta tækni sé notuð við samskiptin og að allir hafi aðgang. Virkja alla, nota sameiningartákn; t.d.myndmerki og slagorð.
Deila upplýsingum Erfitt að halda virku upplýsingastreymi, vantar formlega fundi til að miðla upplýsingum. Erfitt að fá fólk til að fara inn á vinnusvæðið. Nýta nútíma tækni (Netið),aðgangsstýra, vista gögn miðlægt.Halda reglulega fjarfundi. Lokka fólk inn á vinnusvæðið, t.d. með Ijósmyndum.
Koma upp skipulagi Hlutverka- og ábyrgðarskipting óskýr, mismunandi menningarlegur bakgrunnur. Láta fundi fara fram eftir fyrirfram ákveðnu skipulagi.
Klíkumyndun Klíkur eru almennt óæskilegar og geta skemmt hópanda í verkefnum. Ekki er hægt að koma alveg í veg fyrir klíkur, reyna að blanda fólki saman.
Skilja upplýsingar Fólk hefur misnákvæmar upplýsingar og skilur upplýsingar á mismunandi hátt. Láta fólk útskýra skilning sinn á verk- efninu og eigin hlutverkum/verkum - leiðrétta ef misskilningur kemur fram.
Þrátt fyrir margvíslega möguleika tækninnar er erfitt að komast algerlega hjá raun-
verulegum fundum. Nauðsynlegt má telja að verkefnishópur fái tækifæri til að hittast
amk. einu sinni, til dæmis á ræsfundi í upphafi. Með slíkurn fundi má takast á við mörg
þau vandamál sem talin eru upp í töflunni. Til dæmis má leggja grunn að góðum hóp-
anda og trausti í verkefnishópnum og koma upp skýru skipulagi. Þegar góður grunnur
hefur verið lagður með markvissum fundi í upphafi kann að vera að frekari fundahöld
verði óþörf og verkefnið geti lifað og dafnað á öldum ljósvakans.
Kröfur til hugbúnaðarlausna
Þegar velja skal kerfi til verkefnastjórnunar á Netinu þarf að taka mið af mörgum
atriðum. Skipta má þeim atriðum í þrjá meginflokka; atriði er varða eiginleika kerfisins,
atriði er varða virkni þess og loks atriði er varða kostnað. í mynd 1 eru nokkur atriði talin
upp sem falla undir þessa meginflokka.
Með virkni er átt við almenn atriði í uppbyggingu kerfanna; atriði sem varða viðmót
gagnvart notendum og stjórnendum kerfisins og getu kerfanna til að ráða við með-
höndlun og stýringu gagna. Sérstaklega þarf að hafa í huga að kerfin ráði við umsýslu
hönnunarteikninga.
Með eiginleikum er átt við ýmsa hagnýta þætti sem þurfa að vera innbyggðir í kerfin. Til
að mynda er nauðsynlegt að haldið sé utan um samskipti þátttakenda á skipulegan hátt
Tækni- og vísindagreinar
2 8 9