Peningamál - 01.03.2004, Page 94

PENINGAMÁL 2004/1 93
stofnana. Röng meginstefna getur haft þær af-
leiðingar að röng afurð er afhent á röngum tíma. Rétt
stefna og framkvæmd hennar skapar, aftur á móti,
verðmæti og er grundvallarþáttur í áframhaldandi
starfsemi. Innri endurskoðun getur gegnt mikilvægu
hlutverki við að tryggja framkvæmd stefnunnar
vegna almennrar yfirsýnar yfir reksturinn. Stjórnend-
ur eru þeir sem hafa yfirumsjón með breytingum með
því að veita stefnumótandi leiðsögn.
Robert Simons (1994) hefur sett fram ramma um
það hvernig skoða má þau eftirlitskerfi sem stjórn-
endur nota til að tryggja framgang meginstefnu. Þessi
rammi skýrir samspilið milli stjórnunareftirlits, innra
eftirlits og meginstefnu stofnunar. Hann skiptir eftir-
liti á fjóra vogarása, jákvæða og neikvæða, að við-
bættum þeim fimmta sem er innra eftirlit. Þessi
fjögur jákvæðu og neikvæðu öfl bæta hvert annað
upp þegar þau vinna saman. Full stjórn á framgangi
meginmarkmiða stofnunar næst með því að samþætta
krafta skoðanakerfisins (e. beliefs systems), tak-
mörkunarkerfisins (e. boundary systems), greiningar-
kerfisins (e. diagnostic control systems) og gagnvirka
kerfisins (e. interactive control systems).
Skoðanakerfin ná yfir kjarnagildi. Þau skilgreina
og skýra þau gildi og þá stefnu sem yfirstjórnendur
vilja að undirmenn þeirra fylgi.
Annað stig stjórnunar og eftirlits eru takmarkanir
sem setja starfsmönnum skorður miðað við þá áhættu
sem skilgreind hefur verið. Skoðana- og takmörkunar-
kerfin eru hinar formlegu reglur og verkferlar sem
ætluð eru til að stjórna atferli starfsfólksins.
Greiningarkerfin eru hin formlegu upplýsinga-
kerfi sem stjórnendur nota til að fylgjast með afkomu
og til að leiðrétta frávik frá fyrirfram ákveðnum
frammistöðustöðlum. Hagnaðaráform og fjárhags-
áætlanir eru gott dæmi um greiningarkerfi.
Gagnvirk kerfi stuðla að tjáskiptum. Stjórnendur
nota þessi kerfi til að hvetja til umhugsunar um fram-
tíðarstöðu stofnunarinnar. Þau eru eins konar efna-
hvati breytinga.
Innra eftirlit er til staðar í þeim tilgangi að vernda
mikilvægar eignir, sjá til þess að farið sé að reglum
og til að skýra frá „heilbrigði“ fyrirtækisins.
Hvernig fellur svo innri endurskoðun að slíku eft-
irlitskerfi? Innri endurskoðun auðveldar breytingar
því að hún veitir vitneskju um rétta stöðu og hraða
breytinganna sem eiga sér stað með því að meta þau
eftirlitskerfi sem til staðar eru (McNamee, 1995).
Stjórnendur beita ólíkum aðferðum á mismunandi
tímum, allt eftir því hvernig áætlað er að umhverfið
breytist. Upplýsingaþörf þeirra er því breytileg á mis-
munandi þróunarstigum og eftir breytingum verk-
Vogarásarnir fjórir og tengsl þeirra við stefnumótun
Eftirlitskerfi Tilgangur er að Miðlar til starfsmanna Eftirlit með stefnu-mótun sem
Skoðanakerfi heimila og útvíkka leitarferli starfsmanna leiðarljósi yfirsýn
Takmörkunarkerfi setja skorður við frelsi afmörkun starfssvæðis samkeppnisstaða
Greiningarkerfi
samhæfa og fylgjast með
framkvæmd fyrirhugaðrar
stefnu
áætlunum og markmiðum áætlanir
Gagnvirk kerfi hvetja og leiðbeina um breyt-ingar í stefnumótun óvissuþáttum í stefnumótun aðgerðamynstur
Heimild: Byggt á Robert Simons, Levers of Control: How Managers Use Innovative Control Systems to Drive Strategic Renewal, Boston: Harvard
Business School Press, 1994, bls. 156.