Frjáls verslun - 01.04.1999, Blaðsíða 26

RITARAR
0
Jón Arni Rúnarsson, skólastjóri Viðskiþta- og tölvuháskólans, segir að einkaritarinn hafi allt
annað hlutverk en fyrir tíu árum. Ritararséu að verða fremur aðstoðarmenn forstjóra — sem
létta á störfum forstjórans — en hefðbundnir ritarar. FV-mynd: Kristín Bogadóttir.
Yfirmenn eru að
klóna sjálfa sig
/
Jón Arni Rúnarsson, skólastjóri Vidskiþta- og tölvu-
skólans, segir aö skólinn byrji næsta haust meö nýtt
átta mánaöa nám sem heitir„ritari yfirstjórnarJ
g tel að sá sem er ritari eða einka-
ritari verði að laga sig að starfs-
umhverfi þess fyrirtækis sem
hann starfar hjá og því markmiði sem fyr-
irtækið stefnir að. I framtíðinni verður rit-
arinn miklu mikilvægari framkvæmda-
stjórum og forstjórum en hann var fyrir tíu
árum. Eftir að hafa skoðað vinnumarkað-
inn hefur Viðskipta- og tölvuskólinn ákveð-
ið að bjóða upp á nýtt nám næsta haust
sem heita mun ritari yfirstjórnar. Það end-
urspeglar kannski störf ritara og einkarit-
ara í dag,“ segir Jón Arni Rúnarsson.
Þarf að kunna meira Viðskipta- og tölvu-
skólinn hefur starfað í 25 ár og rekur upp-
haf sitt til Ritaraskólans og Einkaritara-
skólans. Jón Arni segir að hlutverk einka-
ritarans hafi breyst mikið frá því sem áður
var. Þarfir fyrirtækja eru misjafnar og þar
skiptir mestu hvers eðlis fyrirtæki eru,
hversu marga starfsmenn þau hafa, hvort
þau eru á markaðssviði og svo framvegis.
Jón segir að ritari yfirstjórnar muni fyrst
og fremst verða aðstoðarmaður fram-
kvæmdastjóra eða forstjóra, sjá um
skýrslugerð, áætlanagerð og gerð kynn-
ingarefnis, ritun fundargerða og undirbún-
ing fyrir fundi. Ritarinn þekkir vel innviði
fyrirtækisins og getur að hluta til tekið á
starfsmannamálum.
Er þá ekld einkaritarinn, sem áður vél-
ritaði upp af segulbandi, nánast kominn
með titilinn aðstoðarmaður forstjóra?
„Þeir sem ráða sér ritara nú á dögum
ráða ritara með allt öðrum formerkjum en
þeir gerðu fyrir tíu árum. Ritarinn þarf að
kunna miklu meira en hann gerði. Eg held
því fram að þegar forstjórar eða fram-
kvæmdastjórar ráða sér ritara núna séu
þeir að hluta tíl að klóna sjálfa sig. Þeir
komast ekki yfir öll verkefni og vilja láta
þau í hendurnar á öðrum sem geta fullunn-
ið þau. Það er hreinlega verið að nýta tima
yfirmannsins betur með því að hafa góðan
ritara eða einkaritara, sem ég kalla ritara
yfirstjórnar. Þetta er mjög sérhæft og
veigamikið starf.“
Lesa hugsanir Hvernig samband á að
vera á milli forstjóra og ritara hans?
„Þessir aðilar þurfa að vinna mikið sam-
an. Það á sér stað flutningur á verkefnum
milli þeirra. Þau vinna kannski ekki hlið
við hlið í fjórar stundir á dag heldur þarf
ritari yfirstjórnar að þekkja hvers konar
skoðanir og stefnu forstjóri eða fram-
kvæmdastjóri hefur varðandi fyrirtækið og
það sem þarf að senda frá fyrirtækinu. Það
má segja að samstarf þeirra á milli gangi út
á að lesa hugsanir hvort annars. Spurning-
in er hvaða verkefni forstjórinn eða fram-
kvæmdastjórinn hefur á sinni könnu. Ritari
yfirstjórnar á að endurspegla það,“ segir
hann.
Viðskipta- og tölvuskólinn mun aðeins
taka 15 einstaklinga í nám til „ritara yfir-
stjórnar'* því ekki getur hver sem er starfað
í svona umhverfi. „Það þarf að vera veru-
legur áhugi fyrir hendi, kunnátta og veru-
leg húsbóndahollusta gagnvart fyrirtæk-
inú,“ segir hann og telur að ritari yfirstjórn-
ar verði hálaunaður í framtíðinni og að
bæði karlar og konur muni gegna því hlut-
verki. „Það styrkir kannski þá kenningu að
þetta sé aðstoðarmaður forstjóra." ffi]
Aðstoðarmenn forstjóra fremur en hefðbundnir ritarar
„Forstjórar eða framkvæmdastjórar komast ekki yfir öll verkefní og vilja láta
liau í hendurnar á öðrum sem geta fullunnið hau, t.d. ritara. Með því að hafa
gúðan ritara eða einkaritara, sem ég kalla „ritara yfirstjórnar“, er verið að
nýta tima yfirmannsins betur. Ritarastarfið er því að verða mjög sérhæft og
veigamikið starf."
26