Frjáls verslun - 01.03.2003, Page 62

STJORNUN FUNDIR
punkta. Dagskrá sé annað og meira.
Hún sé áætlun fyrir alla fundarmenn að
vinna eftir. I henni eigi að koma fram
hvað eigi að ræða og í hvaða tilgangi.
Lærdómur:
Gefðu upplýsingar um það hvað á að
ræða og hver tilgangurinn er. Sjáðu um
að þú fáir þær upplýsingar sem þú þarft
fyrir fundinn.
3 Raðaðu dagskrárliðum upp
Jón stýrir öðrum fundi og þar kemur í
ljós að forgangsröðunin er furðuleg.
Hann byijar fundinn á því að taka fyrir
minniháttar mál, eins og bílastæði, og
eyðir miklum tíma í það meðan stóru
málin bíða. Þau eru tekin fyrir í lokin og
þá vill hann rumpa þeim af, tekur ekki
eftir eða vill ekki taka eftir manni sem
vill taka til máls undir viðkomandi dag-
skrárlið og þegar líður á fundinn kemur
í ljós að dagskrárliðirnir eru ekki í réttri
röð, ekki er hægt að taka við pöntun
áður en vitað er hvort fyrirtækið geti
afgreitt hana eða ekki. Dómarinn bendir
Jóni á að tímasetja dagskrána þannig að
ljóst sé frá upphafi hvaða tíma hver dag-
skrárliður fær. „Tímaáætlun þín var
einskis virði en röðun dagskrárliða var
þó enn verri,“ segir dómarinn.
Lærdómur:
Finndu eðlilegt samband milli umijöll-
unaratriða og raðaðu þeim síðan í rétta
röð. Sjáðu til þess að nægur tími sé til að
ræða mikilvægustu atriðin enda þótt
þau séu ekki brýn.
4 stjórnaðu umræðum
Jón er ákærður fyrir að stjórna
umræðum illa á stjórnendafundum
sínum og í myndbandinu er sýnt dæmi
af stjórnendafundi þar sem farið er vítt
og breitt og hver og einn segir sína
skoðun. Fundarstjórinn grípur inn í
öðru hverju en fær engin svör. Fundar-
menn eru vanir því að geta valsað um í
sínum umræðum og halda því áfram.
Þetta telur dómarinn að hafi ekki verið
umræður og stjórnandinn samsinnir
því, þetta hafi verið hópmeðferð.
Dómarinn segir: „Umræður fylgja
62
Undirbúðu fundinn.
Undirbúðu þig fyrir fundinn svo að
þér og öllum fundarmönnum sé Ijóst
til hvers fundurinn er haldinn. Taktu
saman dagskrá fundarins fyrirfram.
Upplýstu hina fundarmennina.
Sendu hinum fundarmönnunum dag-
skrá fundarins svo að þeir viti hver
tilgangur fundarins er og hvað á að
fjalla um á honum.
Raðaðu dagskrárliðum
í rétta röð.
Finndu eðlilegt samband milli um-
fjöllunaratriða og raðaðu þeim síðan
í rétta röð. Sjáðu til þess að nægur
tími sé til þess að ræða mikilvæg-
ustu atriðin, t.d. með því að tíma-
setja dagskrárliðina.
Stjórnaðu umræðum.
Skipuleggðu umræður þannig að
gögn séu kynnt áður en umræður
um þau fara fram, umræður séu á
undan ákvarðanatöku og stjórnaðu
þessum umræðum. Hafðu skilin skýr
þarna á milli.
Dragðu saman og skráðu
niðurstöðuna.
Dragðu saman og skráðu niðurstöð-
una í lok fundarins. Láttu einnig
fylgja með hver ber ábyrgð á að-
gerðinni, ef um slíkt er að ræða.
reglum, eins og rétturinn hérna. Fyrst
er málið reifað, þá koma gögn, síðan
rökræður, loks niðurstaða. Þá fyrst er
hægt að ákveða hvað á að gera. Ef ekki
þá verður að fresta málinu, fá meiri
gögn og fara svo yfir það aftur.“
Lærdómur:
Skipuleggðu umræður þannig að gögn
séu kynnt áður en umræður um þau
fara fram og umræður séu á undan
ákvarðanatöku. Stjórnaðu þessum
umræðum. Hafðu stigin þarna á milli
aðskilin og láttu ekki vaða á milli þeirra.
5 Dragðu saman og skráðu niður-
stöðuna
Á vikulegum stjórnendafundi fara
stjórnendurnir að rífast um það hver
hafi orðið niðurstaðan í tilteknu máli á
síðasta fundi. Frammi fyrir dómaranum
segist Jón hafa haldið að allir hafi vitað
hvað var ákveðið á fundinum. Það gengi
ekki í réttinum ef einhver óvissa væri
um t.d. gamlan dóm eða niðurstöðuna í
einhveiju ákæruatriði. Dómarinn benti
Jóni því á að draga saman niðurstöður
og skrá þær. Gott er að láta fylgja með
nafn þess sem á að sjá um þær aðgerðir
sem ákveðnar voru.
Lærdómur:
Dragðu saman niðurstöður og skráðu
þær. Láttu fylgja nafn þess sem á að sjá
um þær aðgerðir sem ákveðnar voru.
Jón viðurkennir að hann er sekur af
öllum fimm ákæruatriðunum, sem
nefnd voru í upphafi, og fær að vakna ef
hann hefur náð undirstöðuatriðunum
fimm sem stuðla að styttri og árangurs-
ríkari fundum. Hann vaknar svo við
vekjaraklukkuna, teygir úr sér og
stynur: Fjárans fundir! Þegar honum
verður litið niður á bringuna sér hann
að hann er í númeruðum fangaklæðum
og þá leggst hann niður aftur og segir
við konuna að hann ætli að liggja aðeins
lengur í rúminu. Hann ætlar að skipu-
leggja fund dagsins! 35
Heimild: Video og tölvulausn ehf., dreifingaraðili
Video Arts á Islandi.