Vera - 01.02.2002, Blaðsíða 40

Fólk í stjórnunarstörfum er ekki endilega aö
stjórna, þaö er alveg eins aö þjóna. Þaö á aö
skapa skilyrði til þess aö starfsfólkið geti skilaö
árangri, hvetja þaö og hafa skýr markmið og
framtíöarsýn.
Þegar fjölskyldan flutti aftur til íslands 1999 var Gallup
aö hefja þjálfun fyrir stjórnendur fyrirtækja og var
Eyþór ráöinn til aö sjá um hana. Þau Ingrid höfðu skrif-
aö bók um stjórnun í Hollandi og þau sáu um að ritstýra
tímariti og ritröö bóka um stjórnun. Hún var því komin
vel inn í kenningar um nútíma stjórnunarhætti og var ráöin til að
byggja upp stjórnendafræðsluna hjá Gallup, ásamt Eyþóri.
„Um 1996 byrjaöi Gallup aö bjóöa fyrirtækjum vinnustaða-
greiningar þar sem greindír eru ýmsir þættir sem tengjast innra
heilbrigði fyrirtækisins. Spurningalisti er lagður fyrir starfsfólkiö og
þaö spurt um ýmsa þætti - hvernig því líði í vinnunni, hvort stjórn-
endur beri umhyggju fyrir því, stolt af vinnustaönum, hvort álit
þess skipti máli, samskipti, upplýsingaflæöi o.s.frv. Þegar niöur-
stöðurnar lágu fyrir spuröu mörg fyrirtæki: Hvað svo? Þau vildu
lagfæra þaö sem I Ijós kom aö var ekki í lagi og því ákvaö Gallup að
koma á fót þjálfun fyrir stjórnendur sem upphaflega hét Stjórn-
endaþjálfun Gallup en var síðan breytt I Þekkingarsmiðjan þegar
farið var aö bjóöa upp á námskeið á fleiri sviöum og fyrir fleiri
markhópa, þar á meðal framlínufólk, þ.e. fólk I þjónustustörfum.
Þaö haföi veriö boöiö upp á ýmis stjórnendanámskeið hérlendis i
formi fyrirlestra en nýjungin sem við komum meö var þjálfun þar
sem fólk er sett inn I aðstæður, látið fara í hlutverkaleiki og takast
á viö vandamálin á sýnilegan hátt. Þaö er staöreynd að reynslan
kennir fólki mest, þ.e. ef fólk fær að upplifa hlutina, klúðra þeim og
prófa aftur.
Hlutverk stjórnenda hefur breyst, þeir koma nú meira aö
beinum samskiptum viö starfsmenn heldur en þegar þeir voru bara
á toppnum og sáust aðeins viö hátíðleg tækifæri. Stjórnendur koma
meira aö ráðningu starfsfólks og uppsögnum, þeir þurfa aö taka
meiri ábyrgö á daglegum rekstri og verða aö kunna að umgangast
starfsfólkiö - hvetja þaö, segja því til og hrósa. Þannig sjá stjórn-
endur nú um ýmislegt af því sem starfsmannastjórar geröu áður,
eins og aö taka starfsmannasamtöl og launaviðtöl, aö reka fólk og
ráða fólk. Þetta krefst miklu meira af stjórnandanum. Um leiö eru
starfsmannastjórar orönir meira stefnumótandi aöilar innan fyrir-
tækja, þeir skapa skilyrði, móta ferli, t.d. I sambandi við móttöku
nýliöa, og starfsmannamálin tengjast I auknum mæli stefnu og
markmiðum fyrirtækisins. j
Þaö má segja að stjórnendur hafi verið að færast yfir á mýkri
brautir, frá því aö vera sá eöa sú sem stýrði og sagöi til, sem tók
eftir frávikum frá markmiðum, leiörétti og skammaöi. Nú þurfa
stjórnendur aö stýra sérfræðingum, fólki sem vinnur störf sem
byggja á hugviti, þjónustu og þekkingu og þeir vita ekki allt best.
Stjórnandi þarf að skapa skilyrði fyrir þá sérfræöinga sem hjá
honum vinna og því má segja aö orðið stjórnandi sé að veröa
tímaskekkja. Fólk I þessum störfum er ekki endilega að stjórna, þaö
er alveg eins aö þjóna. Þaö á að skapa skilyrði til þess að starfsfólk-
ið geti skilað árangri, hvetja það og hafa skýr markmiö og
framtíðarsýn. Stjórnendur þurfa ekki aö vera bestir á því sviöi sem
þeir starfa á, þeir hafa fólk meö sérþekkingu I vinnu, eiga ekki aö
gera allt sjálfir heldur leiðbeina og skapa góö skilyrði svo starfsfólk-
ið nái árangri.
Mér finnst vanta mjög viöa á íslenskum vinnustöðum aö starfs-
fólk fái endurgjöf (feed baek), þ.e. fái aö vita hvernig það stendur
sig. Það kemur mjög oft í Ijós I vinnustaöargreiningum aö fólki
finnst þaö vanta viðurkenningu fyrir velunnin störf. Fólk vinnur
myrkranna á milli en fær aldrei hrós, fær aldrei að vita hvort þaö
þurfi að bæta sig o.s.frv. Við slíkar aðstæöur verður fólk óöruggt,
þaö veit ekki hvort það er að gera vel og missir móðinn. Ég nota oft
samlíkinguna um þaö hvernig Völu Flosadóttur myndi líða ef hún
fengi aldrei aö vita um árangur sinn, hún væri alltaf aö stökkva en
fengi engin viöbrögö. Eöa ef við færum í keilu og þaö væri alltaf
dregið fyrir, við fengjum ekki aö sjá hvort viö hittum keilurnar.
Rannsóknir sýna aö þaö sé lágmark aö fólk fái vitneskju um árang-
ur verka sinna a.m.k. einu sinni I mánuði. Það er líka vitaö aö fólk
lærir meira af því sem kemur á eftir hegðun, (hrós, hvatning) held-
ur en þaö sem kemur á undan henni (fyrirmæli, skipanir).
JF stjórnendanámskeiðum er líka lagt mat á hvernig
Astjórnandinn er meö því að fá umsagnir starfsfólksins.
Stjórnandi getur ekki sjálfur metið hvernig hann
stjórnar, alveg eins og það er ekki þjónsins aö mæla
gæöi matar á veitingastað heldur viöskiptavinarins. Viö
mælum meö því aö stjórnendur fái nánasta samstarfsfólk til aö
gefa umsögn um sig en hann þarf líka aö læra aö meta árangurinn
sjálfur. Þar vinnum við meö sjálfsskoðun. Það er öllum nauösynlegt
að staldra viö og líta I eigin barm, spyrja sig: Hvaö er ég að gera?
Hverju hef ég gaman af? Hvaö geri ég vel? Hvaö má ég bæta? Svo
þarf aö spyrja samstarfsfólkið aö því sama og bera niðurstöðurnar
saman. Það er stundum munur á þessum niöurstöðum, sumir telja
sig t.d. vera góða I aö hrósa en fá síðan þau ummæli frá samstarfs-
fólkinu aö þeir kunni ekki að láta fólk vita ef það gerir vel. Viö
kennum stjórnendum hvernig best sé að hrósa og láta fólk vita ef
þaö þarf aö lagfæra eitthvaö. Þaö er ekki sama hvernig þaö er gert,
t.d. er mjög mikilvægt aö greina á milli persónu og þeirra mistaka
sem hún gerir. Þaö á ekki að alhæfa, segja t.d. viö fólk að það sé
ónákvæmt ef það gerir fimm villur, frekar aö benda því á aö það
geti lagað þessar fimm villur. Ekki heldur segja aö fólk sé óstund-
víst heldur frekar aö þaö hafi komiö tvisvar of seint."
Ingrid segir aö þessar nýju hugmyndir I stjórnun liggi vel viö
mörgum konum því þar séu sömu eiginleikar I heiöri hafðir og viö
barnauppeldi.
Ingrid Kuhlman ætlaði að læra sænsku hér á landi
en læröi þess í staö íslensku og er eini
Hollendingurinn meö masterspróf í íslensku.