Bókasafnið


Bókasafnið - 01.06.2014, Side 40

Bókasafnið - 01.06.2014, Side 40
Bókasafnið 38. árg. 2014 40 enda til staðar gekk innleiðingin umtalsvert betur. Í upphafi greinarinnar verður fjallað um fræðilegan bakgrunn rannsóknarinnar og því næst gerð grein fyrir aðferðafræði hennar. Niðurstöður verða raktar í tveimur aðgreindum köflum og loks birtar umræður og saman­ tekt um rannsóknina. Fræðilegur bakgrunnur Rafræn skjalastjórnunarkerfi ﴾RSSK﴿ eru hönnuð með það fyrir augum að fanga og stjórna skjölum í hvaða formi sem er í samræmi við skjalastefnu skipu­ lagsheildar. Þeim er ætlað að stjórna skjölum frá þeim tíma sem þau verða til eða berast og síðan ráðstöfun þeirra allt til enda líftíma skjalanna þegar þeim er eytt eða þeim komið í varanlega varðveislu ﴾Jóhanna Gunn­ laugsdóttir, 2008﴿. Í ÍST/ISO 15489:2001 ﴾Staðlaráð, 2005a; 2005b﴿ um upplýsingar, skjalfestingu og skjalastjórnun kemur fram að skilgreina þurfi ábyrgðarsvið og hver það er sem fari með boðvaldið við innleiðingu á RSSK. Talið er að þetta sé ein af grunnforsendum innleiðingar skjala­ stjórnunar innan skipulagsheilda. Mikilvægt er að öllu starfsfólki sé gert þetta ljóst ásamt því hver beri ábyrgð á innleiðingunni og hver hafi vald til þess að taka ákvarðanir um myndun og föngun skjala. Staðallinn mælist til þess að ábyrgðin sé allra, þar á meðal skjala­ stjóra, sérfræðinga í meðferð upplýsinga, framkvæmda­ stjóra, stjórnenda rekstrareininga, kerfisstjóra og annarra sem mynda skjöl innan skipulagsheildarinnar. Einnig eiga framkvæmdastjórar að bera ábyrgð og styðja við framkvæmd skjalastefnu. Kerfisstjórar eiga að tryggja að öll skjalfesting sé nákvæm, aðgengileg og auðlesin þegar á þarf að halda og gera á þær kröfur til starfsfólks að skjöl, sem verða til í störfum þess, séu ná­ kvæm og heil ﴾Staðlaráð Íslands, 2005a; 2005b﴿. Til þess að stuðla að árangursríkri notkun starfs­ fólks á upplýsingakerfum s.s. RSSK, er nauðsynlegt að það sé haft með í ráðum um hvernig taka skuli kerfið í notkun og koma á breytingum þeim sem þess háttar kerfi hafa óneitanlega í för með sér. Þetta á ekki síst við um þá aðila sem eiga að leiða breytingarferlið ﴾Heyes, 2002; Kotter, 1996, 2002; Smyth, 2005﴿. Þetta stuðlar að því að áhugi starfsfólks eykst og notkun kerfisins verður skilvirkara. Þá skiptir máli að vel sé staðið að fræðslumálum bæði hvað varðar tilgang þess að taka RSSK í notkun og þjálfun við að vinna við kerfin sjálf ﴾Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2007﴿. Notkun nýrra kerfa breyta gjarnan vinnubrögðum starfsfólks en markmið umbreytingar ætti að felast í að bæta ferla og auka gæði og árangur ﴾Daft, 2001; Pal­ mer, Dunford og Aikin, 2009﴿. Nauðsynlegt er að skjala­ stjórar taki þátt í þarfagreiningu fyrir RSSK, vali á kerfi og þróun og aðlögun kerfisins á innleiðingartíma ﴾Goldschmidt, Joseph, og Debowski, 2012; Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2006﴿. Því víðtækara umboð sem leið­ andi lykilstarfsmenn hafa eins og skjalastjórar og milli­ stjórnendur hafa varðandi þarfagreiningu og kröfulýsingu fyrir kerfið, val á kerfinu sjálfu svo og þróun og aðlögun kerfisins á innleiðingartíma, þeim mun líklegra er að innleiðing kerfisins takist vel og það verði notað á réttan og skilvirkan hátt. Máli skiptir að gefa starfsfólki, sem vinnur að verkefnum sem breytingarnar ná til, fullt umboð og beina þátttöku í breytingarferlinu ﴾Kotter og Cohen, 2002﴿. Rannsóknir hafa sýnt að starfsfólk tölvudeilda hefur oft afgerandi áhrif á val RSSK og því ætlað að hafa samskipti við notendur varðandi aðlögun kerfisins þó svo að það hafi vart tíma til þess að sinna innleið­ ingarmálum vegna anna. Í þeim tilvikum liggur ákvörð­ unarvald og umboð ekki hjá skjalastjórum þótt þeir hafi verið spurðir ráða og tekið þátt í kröfulýsingu og vali á kerfinu. Hins vegar hafa fagmenntaðir skjalastjórar jafn­ an mikla þekkingu og stjórnendur ættu að treysta þeim til þess að stýra innleiðingarferlinu ﴾Jóhanna Gunn­ laugsdóttir, 2006﴿. Eigi innleiðing RSSK að takast er mikilvægt að stjórnendur sýni kerfunum, sem og nýjum vinnubrögð­ um, áhuga og noti þau sjálfir á réttan hátt, undantekn­ ingarlaust. Brýnt er að skjalastjóri fái fullt umboð til athafna þegar kemur að innleiðingu á RSSK, hann sé hafður með í ráðum varðandi val á kerfi og gerður ábyrgur fyrir innleiðingunni með fullum stuðningi æðstu stjórnenda ﴾Gregory, 2005; Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2005; 2007; Maguire, 2005﴿. Þá er nauðsynlegt að hafa í huga að millistjórnendur, sem oft gegna lykilhlutverki í breytingum ﴾Sigríður Ásta Ásbjarnardóttir, 2009﴿, þurfa einnig að standa við bakið á innleiðingu RSSK með því að umbuna, hvetja og vera góðar fyrirmyndir við notkun kerfisins. Æðstu stjórnendur þurfa að sýna það í verki að þeir séu góð fyrirmynd undirmanna og stuðla þannig að vel heppnaðri innleiðingu kerfanna ﴾Enns, Huff og Higgins, 2003﴿. Skortur á stuðningi stjórnenda er ein aðalorsök þess að innleiðing upplýsingakerfa mistekst. Mikilvægt er því að tryggja stuðning æðstu stjórnenda og því fyrr sem það er gert þeim mun betra. Margar eldri rann­ sóknir staðfesta nauðsyn þess að æðstu stjórnendur styðji við innleiðingu á upplýsingakerfum og upplýsinga­ tækniverkefnum ﴾Armstrong og Sambamurthy, 1999; Brittain, 1992; Fjermestad og Hiltz, 2000/­2001; Laudon og Laudon, 2002; Orlikowski, 1992﴿.

x

Bókasafnið

Direkte link

Hvis du vil linke til denne avis/magasin, skal du bruge disse links:

Link til denne avis/magasin: Bókasafnið
https://timarit.is/publication/245

Link til dette eksemplar:

Link til denne side:

Link til denne artikel:

Venligst ikke link direkte til billeder eller PDfs på Timarit.is, da sådanne webadresser kan ændres uden advarsel. Brug venligst de angivne webadresser for at linke til sitet.