Bókasafnið - 01.06.2014, Síða 40

Bókasafnið 38. árg. 2014
40
enda til staðar gekk innleiðingin umtalsvert betur.
Í upphafi greinarinnar verður fjallað um fræðilegan
bakgrunn rannsóknarinnar og því næst gerð grein fyrir
aðferðafræði hennar. Niðurstöður verða raktar í tveimur
aðgreindum köflum og loks birtar umræður og saman­
tekt um rannsóknina.
Fræðilegur bakgrunnur
Rafræn skjalastjórnunarkerfi ﴾RSSK﴿ eru hönnuð
með það fyrir augum að fanga og stjórna skjölum í
hvaða formi sem er í samræmi við skjalastefnu skipu­
lagsheildar. Þeim er ætlað að stjórna skjölum frá þeim
tíma sem þau verða til eða berast og síðan ráðstöfun
þeirra allt til enda líftíma skjalanna þegar þeim er eytt
eða þeim komið í varanlega varðveislu ﴾Jóhanna Gunn­
laugsdóttir, 2008﴿.
Í ÍST/ISO 15489:2001 ﴾Staðlaráð, 2005a; 2005b﴿
um upplýsingar, skjalfestingu og skjalastjórnun kemur
fram að skilgreina þurfi ábyrgðarsvið og hver það er
sem fari með boðvaldið við innleiðingu á RSSK. Talið er
að þetta sé ein af grunnforsendum innleiðingar skjala­
stjórnunar innan skipulagsheilda. Mikilvægt er að öllu
starfsfólki sé gert þetta ljóst ásamt því hver beri ábyrgð
á innleiðingunni og hver hafi vald til þess að taka
ákvarðanir um myndun og föngun skjala. Staðallinn
mælist til þess að ábyrgðin sé allra, þar á meðal skjala­
stjóra, sérfræðinga í meðferð upplýsinga, framkvæmda­
stjóra, stjórnenda rekstrareininga, kerfisstjóra og
annarra sem mynda skjöl innan skipulagsheildarinnar.
Einnig eiga framkvæmdastjórar að bera ábyrgð og
styðja við framkvæmd skjalastefnu. Kerfisstjórar eiga að
tryggja að öll skjalfesting sé nákvæm, aðgengileg og
auðlesin þegar á þarf að halda og gera á þær kröfur til
starfsfólks að skjöl, sem verða til í störfum þess, séu ná­
kvæm og heil ﴾Staðlaráð Íslands, 2005a; 2005b﴿.
Til þess að stuðla að árangursríkri notkun starfs­
fólks á upplýsingakerfum s.s. RSSK, er nauðsynlegt að
það sé haft með í ráðum um hvernig taka skuli kerfið í
notkun og koma á breytingum þeim sem þess háttar
kerfi hafa óneitanlega í för með sér. Þetta á ekki síst við
um þá aðila sem eiga að leiða breytingarferlið ﴾Heyes,
2002; Kotter, 1996, 2002; Smyth, 2005﴿. Þetta stuðlar
að því að áhugi starfsfólks eykst og notkun kerfisins
verður skilvirkara. Þá skiptir máli að vel sé staðið að
fræðslumálum bæði hvað varðar tilgang þess að taka
RSSK í notkun og þjálfun við að vinna við kerfin sjálf
﴾Jóhanna Gunnlaugsdóttir, 2007﴿.
Notkun nýrra kerfa breyta gjarnan vinnubrögðum
starfsfólks en markmið umbreytingar ætti að felast í að
bæta ferla og auka gæði og árangur ﴾Daft, 2001; Pal­
mer, Dunford og Aikin, 2009﴿. Nauðsynlegt er að skjala­
stjórar taki þátt í þarfagreiningu fyrir RSSK, vali á kerfi
og þróun og aðlögun kerfisins á innleiðingartíma
﴾Goldschmidt, Joseph, og Debowski, 2012; Jóhanna
Gunnlaugsdóttir, 2006﴿. Því víðtækara umboð sem leið­
andi lykilstarfsmenn hafa eins og skjalastjórar og milli­
stjórnendur hafa varðandi þarfagreiningu og
kröfulýsingu fyrir kerfið, val á kerfinu sjálfu svo og þróun
og aðlögun kerfisins á innleiðingartíma, þeim mun
líklegra er að innleiðing kerfisins takist vel og það verði
notað á réttan og skilvirkan hátt. Máli skiptir að gefa
starfsfólki, sem vinnur að verkefnum sem breytingarnar
ná til, fullt umboð og beina þátttöku í breytingarferlinu
﴾Kotter og Cohen, 2002﴿.
Rannsóknir hafa sýnt að starfsfólk tölvudeilda hefur
oft afgerandi áhrif á val RSSK og því ætlað að hafa
samskipti við notendur varðandi aðlögun kerfisins þó
svo að það hafi vart tíma til þess að sinna innleið­
ingarmálum vegna anna. Í þeim tilvikum liggur ákvörð­
unarvald og umboð ekki hjá skjalastjórum þótt þeir hafi
verið spurðir ráða og tekið þátt í kröfulýsingu og vali á
kerfinu. Hins vegar hafa fagmenntaðir skjalastjórar jafn­
an mikla þekkingu og stjórnendur ættu að treysta þeim
til þess að stýra innleiðingarferlinu ﴾Jóhanna Gunn­
laugsdóttir, 2006﴿.
Eigi innleiðing RSSK að takast er mikilvægt að
stjórnendur sýni kerfunum, sem og nýjum vinnubrögð­
um, áhuga og noti þau sjálfir á réttan hátt, undantekn­
ingarlaust. Brýnt er að skjalastjóri fái fullt umboð til
athafna þegar kemur að innleiðingu á RSSK, hann sé
hafður með í ráðum varðandi val á kerfi og gerður
ábyrgur fyrir innleiðingunni með fullum stuðningi æðstu
stjórnenda ﴾Gregory, 2005; Jóhanna Gunnlaugsdóttir,
2005; 2007; Maguire, 2005﴿. Þá er nauðsynlegt að hafa
í huga að millistjórnendur, sem oft gegna lykilhlutverki í
breytingum ﴾Sigríður Ásta Ásbjarnardóttir, 2009﴿, þurfa
einnig að standa við bakið á innleiðingu RSSK með því
að umbuna, hvetja og vera góðar fyrirmyndir við notkun
kerfisins.
Æðstu stjórnendur þurfa að sýna það í verki að þeir
séu góð fyrirmynd undirmanna og stuðla þannig að vel
heppnaðri innleiðingu kerfanna ﴾Enns, Huff og Higgins,
2003﴿. Skortur á stuðningi stjórnenda er ein aðalorsök
þess að innleiðing upplýsingakerfa mistekst. Mikilvægt
er því að tryggja stuðning æðstu stjórnenda og því fyrr
sem það er gert þeim mun betra. Margar eldri rann­
sóknir staðfesta nauðsyn þess að æðstu stjórnendur
styðji við innleiðingu á upplýsingakerfum og upplýsinga­
tækniverkefnum ﴾Armstrong og Sambamurthy, 1999;
Brittain, 1992; Fjermestad og Hiltz, 2000/­2001; Laudon
og Laudon, 2002; Orlikowski, 1992﴿.