Frjáls verslun - 01.02.2001, Blaðsíða 61

RflÐSTEFNUÞJÓNUSTA
Ráðstefnuhald er vaxandi atvinnugrein á íslandi. Fjöldi ráðstefnugesta sem kom
til íslands í fyrra jókst um 30%. Ráðstefnugestir námu um 6% af öllum erlendum
ferðamönnum sem komu til landsins.
meiri sérhæfingu á þessu sviði og ákváðum því að stofna
þjónustu- og ráðgjafarfyrirtæki sem einbeitti sér eingöngu að
ráðstefnumarkaðnum og byði þjónustu sniðna að þörfum við-
skiptavinarins, byggða á innlendum sem alþjóðlegum starfs-
aðferðum," segja þær um tilurð fyrirtækisins.
Congress Reykjavík hefur einkaleyfissamning við alþjóð-
lega fyrirtækið Congrex Holding en það á og rekur skrifstof-
ur um allan heim sem sérhæfa sig í að skipuleggja ráðstefn-
ur. „Congrex Holding er með samninga við fyrirtæki víða um
heim, eins og við okkur, og saman kalla þessi fyrirtæki sig
Congrex Partners. Aðeins eitt fyrirtæki er Congrex Partner í
hverju landi og það erum við hér á landi,“ segir Lára.
„Samningurinn færir okkur mikinn upplýsingabrunn og
tengsl við hinar skrifstofurnar. Þetta er alþjóðlegt samstarf
sem nýtist á báða bóga og sem skilar sér áfram til viðskipta-
vina okkar og stuðlar fyrir vikið að enn skipulagðari ráðstefn-
um. Samningurinn tryggir okkur sömuleiðis öflugt ráðstefnu-
kerfi sem er forsenda fyrir vel skipulagðri ráðstefnu."
Öflugt ráðstefnuherfi „Congrex hefur þróað einn fullkomn-
asta tölvuhugbúnað sem völ er á til skipulagningar og úr-
vinnslu gagna við ráðstefiiuhald. Hugbúnaðurinn, sem notað-
ur er á öllum Congrex skrifstofunum, er tvíþættur," segir Lára.
kvæmni sé gætt í allri skipulagningu. Huga þarf að hverju at-
riði, smáu sem stóru. Skipuleggjandinn þarf að sjá fyrir öll
mál og aðstæður sem kunna að koma upp án tillits til um-
fangs. Við tengjum alla þræði saman. Við útvegum ráðstefnu-
aðstöðuna, sjáum um tæknimálin, prentun, dreifingu gagna
og upplýsinga- og almannatengslin. Við sjáum um samskipt-
in við hótel, ferðaskrifstofur, flugfélög, rútufyrirtæki, veit-
ingastaði, og opinberar stofnanir, svo eitthvað sé nefnt. En
ekki hvað síst samskipti við fyrirlesara, þátttakendur og
fagnefndir. Við reynum að uppfylla séróskir viðskiptavina,
hveijar svo sem þær kunna að vera, og leggjum ríka áherslu
á góð samskipti og persónulega þjónustu.
Ráðstefnuskipulagning er fag og við teljum okkur þekkja
það fag út í æsar.“
Formleg opnun - þörf fyrir sérhæfingu Congress Reykjavík
- ráðstefnuþjónusta var formlega opnuð í desember sl. og seg-
ir Lára að fyrirtækið hafi fengið góðan meðbyr frá upphafi og
greinilegt sé að vaxandi þörf sé fyrir þessa þjónustu. „Enda
hefur fólk yfirleitt alveg nóg að gera í eigin starfi þótt það bæt-
ist ekki við að skipuleggja fundi eða ráðstefnur sem kannski
tekur margfalt meiri tíma fyrir viðkomandi en okkur. Þrátt
fyrir aukna tækni og tal manna um að allt sé hægt að gera á
Netinu, þá hætta menn ekki að hittast, þvert á móti. Þörf
mannsins til að vera í návist annarra eykst frekar en hitt og
það er ein af mörgum ástæðum fyrir vaxandi ráðstefnuhaldi.
Funda- og ráðstefnutíminn er hins vegar styttri og markviss-
ari og undirbúningstíminn helst í hendur við það, þess vegna
skiptir sérhæfð skipulagning ráðstefna enn meira máli. Eg
get ekki sagt til um það hvað eitt stykki ráðstefna kostar, ekki
fremur en bílasali getur sagt til um hvað einn bíll kostar ef
hann veit ekki hver bíllinn er, en fullyrði þó að þetta er þjón-
usta sem margborgar sig,“ segir Lára. Œ]
,Annars vegar heldur hann utan um skrán-
ingu þátttakenda, gistingu, ferðir, greiðslur
og annað sem snýr að ytra skipulagi og hins
vegar er svokallað „abstract handling -kerfi“
sem flokkar og skráir útdrætti þeirra fyrir-
lestra, sem sendir eru inn á ráðstefnur, eftír
efni og höfundum og heldur þannig utan um
dagskrá sjálfrar ráðstefnunnar."
flllir þræðir á sömu hendi - persónuleg þjón-
usta Lára segir að þjónustan sé ijölbreytt
og í raun taki Congress Reykjavík að sér að
annast hvert einasta smáatriði sem þurfi að
ganga frá. Undirbúningstími fyrir ráðstefn-
ur sé mislangur og nú þegar sé farið að und-
irbúa stórar ráðstefnur sem verði haldnar á
árunum 2003 og allt tíl ársins 2005.
„Handtökin eru mörg og brýnt er að ná-
Frá opnun Congress Reykjavík í desember sl.
61