Frjáls verslun - 01.11.2002, Page 52

STJÓRNUN JPPLÝSINGflSTREYIVII
Lélegt upplýsingastreymi innan fyrirtækja:
Fiskisagan flýgur!
Slúður er vel pekkt vandamál í jyrirtækjum,
ekki síst á tímum erfiðleika og breytinga par
sem starfsmenn eru illa upplýstir og fara að
skálda í eyðurnar. Gott upplýsingastreymi er
besta tækið til að draga úr slúðri meðal starfs-
manna. Þetta kemur fram í myndbandinu
Gróusagan frá Video og tölvulausn ehf.
Samantekt: Guðrún Helga Sigurðardóttir
Framleiðslufyrirtæki hefur lifað á þjónustunni við stórfyrir-
tæki en nú er sá tími að líða undir lok, stóra fyrirtækið er að
hætta starfsemi og framleiðslufyrirtækið þarf að hagræða í
rekstrinum og byggja sína eigin sjálfstæðu framtíð. Þau mál
hafa verið í undirbúningi í nokkurn tíma og stórir samningar
eru í sjónmáli en tími aðlögunar og breytinga er óneitanlega
framundan, ekkert síður innan fyrirtækisins en á markaði. Við
þessar aðstæður er hætta á því að óöryggi og slúður myndist
meðal starfsmanna ef ekki er haldið rétt á spilunum. Hvernig
eiga stjórnendurnir að haga málum? Svarið er einfalt: Með því
að halda starfsmönnum vel upplýstum um gang mála.
Breska fræðslufyrirtækið Video Arts hefur framleitt
fræðsluefni á myndbandi undir nafninu „Gróusagan“ fyrir
Video og tölvulausn ehf., dreifingaraðila Video Arts á Islandi. A
þessari spólu felst kennslan í leiknum dæmisögum. Við rekjum
hér nokkur dæmi.
Grípur ekki í taumana Starfsfólk framleiðslufyrirtækisins
mætir til vinnu og strax á bílastæðinu kemur í ljós að það óttast
Kjaftagangurinn fær byr undir báða vængi þegar starfs-
mönnum er ekki haldið upplýstum um þróun mála í fyrir-
tækinu. Myndir: Video Arts.
hið versta. Starfsmennirnir hafa séð frétt um aðalviðskiptavin
fyrirtækisins á forsíðu dagblaðsins á staðnum og byija strax að
velta vöngum um framtíð fyrirtækisins og eigin hag. Ymsar
spurningar vakna: Verður mikið um uppsagnir? Verður starf-
semin lögð niður? Verður fyrirtækið tekið yfir? Ymsar kenn-
ingar komast á loft því að starfsmenn vita lítið um það sem er
að gerast. Millisljórnandi á svæðinu verður strax var við
umræðurnar en grípur ekki í taumana þó að fundir hafi verið
haldnir með starfsmönnum í öðrum deildum fyrirtækisins og
forstjórinn lýsi því skýrt yfir að hún vilji að allir þekki gang
mála. Hún býðst m.a. til að aðstoða viðkomandi millistjórnanda
við að koma á fundi en hann kýs að senda út tölvupóst. Slæmt
upplýsingastreymi hefur í för með sér óvissu og óöryggi starfs-
manna, kvíði kemur upp, menn fara að bera saman bækur sínar
og fyrr en varir er hugmyndaflugið komið á flug. „Það sem fólki
er ekki sagt býr það til,“ segir í myndbandinu.
Talaðu við fólk, ekki treysta á tæknina í samskiptum við
starfsfólk. Það er hlutverk millistjórnandans að stjórna
starfsfólkinu og bein samskipti eru besta verkfærið.
Eins og höfuðlaus hænsn Ekki þarf mikið til að fiskisagan kom-
ist á flug. Ráðgjafi, sem fenginn er á fund með stjórnendateymi
fyrirtækisins, fær að ljósrita plöggin sín og þar sér einn starfs-
maðurinn teikningu þar sem búið er að dekkja þrjá teiknaða
karla af tíu og þar með fá áhyggjurnar byr undir báða vængi. A
fundinum lýsir ráðgjafinn því yfir að 30 prósenta fækkun verði að
eiga sér stað meðal starfsmanna en forstjórinn er tregur til að
segja upp fólki, bendir á að eðlileg fækkun sé um 10 prósent á
ári og því náist 30 prósenta fækkun á þremur árum án þess að til
Starfsfólkið ber saman bækur sínar því að allir vilja fá ein-
hvern botn í málin.
Lærdómur: