Frjáls verslun - 01.01.2012, Side 92

92 FRJÁLS VERSLUN 1. TBL. 2012
hvAtAferðir
eru vAxtArbroddur
Ýmislegt þarf að smella saman áður en ráðstefn ugestir mæta á svæðið. Réttir salir, rétt hótel,
réttur tækjabúnaður, afþreying, makadagskrá …
Þeir eru margir sem eiga kost á að fara á ráðstefnur út um allan heim og oft er það þannig að ef
Ísland er nefnt þá segir fólk að
það sé eitt af þeim löndum sem
það langar til að heimsækja,“
segir Sigrún Sigurðardóttir,
eig andi Iceland Congress.
„Þannig að stundum felst fyrsta
heimsókn til Íslands í að taka
þátt í ráðstefnu og svo er komið
aftur seinna í frí með fjölskyld­
una. Þá eru oft fleiri sem mæta
á ráðstefnur sem haldnar eru
á Íslandi en í öðrum löndum ef
um er að ræða ráðstefnur sem
haldnar eru reglulega í hinum
ýmsu löndum.“
Sigrún segir að Íslendingar
verði að koma sérstöðu lands­
ins á framfæri. „Við þurfum
að vera á tánum hvað varðar
markaðssetningu. Það er virki­
legur vaxtarbroddur í ráðstefnu­
haldi og við getum fengið miklu
fleiri ráðstefnur en haldnar eru
á landinu.
Íslendingar þurfa að passa
upp á að vera með rétta stærð
af ráðstefnum; ekki taka fleiri
en við ráðum við með góðu
móti því við erum ekki með
marga staði þar sem hægt
er t.d. að vera með um 1.500
manns í mat á sama tíma. Við
skipulagningu ráðstefna þarf
t.d. að huga að öllum máltíðum,
það þarf að huga að akstri og
afþreyingu. Það koma margir
þættir inn í þetta.“
Tækjabúnaðurinn
Að ýmsu er að hyggja við
undir búning ráðstefna. Sigrún
seg ir að við val á ráðstefnusal
verði að hafa í huga að hann
sé hljóðeinangraður, að hátt sé
til lofts, hún nefnir að algengt
sé að beðið sé um möguleika
á dagsbirtu og fólk þarf að sjá
þann sem heldur fyrirlesturinn.
Hvað tækjabúnað varðar
nefn ir Sigrún að mikilvægt sé
að góð tækniþjónusta sé fyrir
hendi þar sem halda á ráð­
stefn ur, lágmarksútbúnaður
er tjald, skjávarpi og tölva en
tækni menn staðanna þurfa að
vera viðbúnir því að kynning­
ar komi á mismunandi formi.
„Sumir vinna á PC en aðrir á
Mac og þegar kemur að því
að varpa þessu á skjá og skila
til ráðstefnugesta þurfa þessi
kerfi að „tala saman“. Algengt
er að í kynningum sé blandað
saman texta, myndum og
mynd böndum og þetta þarf
að ganga snurðulasut fyrir sig.
Hljóð nemar þurfa að vera fyrir
hendi – helst þráðlausir svo
fyrir lesari geti gengið frjálst um
– og einnig lausir hljóðnemar til
að nota fyrir spurningar úr sal,
en mikilvægt er að hljóð skili sér
vel til þeirra sem fundinn sitja.“
Líkamsrækt og makadagskrá
Sigrún segir að hjá Iceland
Con gress séu valin hótel sem
eru sem næst ráðstefnustaðn ­
um. „Það er fyrsti kosturinn því
sífellt algengara er að vera með
„umhverfisvæna ráðstefnu“ sem
þýðir að reynt er að komast hjá
akstri ef hægt er. Það er því gott
ef ráðstefnusalurinn er í göngu ­
færi frá hótelinu. Þá skipta gæði
hótelanna miklu máli. Margir
kvarta yfir því að ekki sé fimm
stjörnu hótel á Íslandi en í
dag er starfsmönnum margra
erl endra fyrirtækja bann að að
bóka gistingu á fimm stjörnu
hótelum þegar þeir fara á ráð ­
stefnur. Fimm stjörnu hótel þykja
of fín. Þau þykja lúxus og óþarfa
eyðsla.“
Sigrún segir að starfsmenn
Iceland Congress velji hótel
fyrir viðskiptavini sína þar sem
boðið er upp á líkamrsæktar­
aðstöðu. „Það er ein af kröf un ­
um.“ Þá segir hún að í tengsl um
við sumar ráðstefnur sé skipu­
lagt það sem kallað er „fun run“
en þá fara þeir ráð stefnugestir,
sem það vilja, í hlaupa túra
snemma á morgnana áður en
ráðstefnan byrjar. „Það er sífellt
meira um að líkams rækt sé
að einhverju leyti tengd inn í
þetta.“ Þá má nefna makadag­
skrá en fyrirtæki eins og
Iceland Con gress bjóða upp á
ferðir fyrir maka ráðstefnugesta
og er dagskráin fyrir makana
á þeim tíma þegar ráðstefnan
er haldin. „Þetta geta verið
hálfs dags­ eða heilsdagsferðir,
spa­meðferðir eru vinsælar og
við höfum boðið mökum upp á
að kaupa íslenska hönnun.“
Í lokin má nefna hvataferðir
sem Sigrún telur að séu einn
af stærstu vaxtarbroddunum í
ís lenskri ferðaþjónustu. „Ísland
er einstakt og hvataferðir
ganga út á að sýna eitthvað
sem er öðruvísi og eitthvað
sem fólk getur ekki upplifað í
eigin fríi. Landslag Íslands er
stórbrotið og birtist um leið og
lent er í Kefla vík; það þarf því
ekki að fara langt til að upp­
lifa staði sem ekki er sjálfsagt
að sjá þegar ferðast er um
heiminn. Má nefna sem dæmi
hraunbreið ur, gígaröð, heita­
vatnsholur og flekaskil, sem er
einstakt. Allt er þetta fyrir okkur
sem erum alin upp á Íslandi
bara hraun eða því sem næst
en upplifun erl endra gesta er allt
önnur. Þegar við sýnum að vetri
grænan blett þar sem jarðhiti er
mikill en allt á kafi í snjó í kring
virkar það eins og töfrar.“
TExTi: svava jÓnsdÓTTir / mynd: GEir Ólafsson
Sigrún Sigurðardóttir, eig andi Iceland Congress.
„Það er virkileg ur
vaxtarbroddur í
ráðstefnuhaldi og
við getum feng­
ið miklu fleiri
ráðstefnur en
haldnar eru á
land inu.“