Frjáls verslun - 01.01.2009, Page 105

F R J Á L S V E R S L U N • 1 . T B L . 2 0 0 9 105
það er svokallað SIRA-mat (e. Strategy Implementation Readiness
Assessment). Þetta mat byggist á átta meginþáttum kompássins og
23 undirliggjandi spurningum.
Matið fer þannig fram að rafræn könnun er send lykilstjórn-
endum og -starfsmönnum fyrirtækisins.
Unnið er úr niðurstöðum og þær kynntar og
ræddar á sérstökum vinnufundi. Gera má ráð
fyrir því að hvert og eitt fyrirtæki hafi ákveðna
styrkleika og veikleika og með það að leið-
arljósi er ákveðið til hvaða aðgerða skuli gripið
til að undirbúa betur stefnuframkvæmdina.
Eins og dæmið hér til hliðar sýnir þarf við-
komandi fyrirtæki að leggja sérstaka áherslu á
miðlun upplýsinga og ferla. Varðandi miðlun upplýsinga, væri þá
mikilvægt að skoða hvort búið er að skilgreina hverju og hvernig
eigi að miðla upplýsingum um fyrirliggjandi breytingar? Er verið
að nota réttu miðla? Er samræmi á milli þeirra skilaboða sem verið
er að koma á framfæri og þeirra aðgerða sem verið er að innleiða?
Þegar kemur að ferlum er mikilvægt að kanna hvort ekki þurfi að
endurskoða ferla með hliðsjón af nýrri stefnu? Til dæmis þarf að
skoða hvort núverandi ferlar styðji við stefnuna og einnig hvort
hægt sé að ná fram meiri hagræðingu innan hvers ferlis, breyting-
unum til framdráttar. Í þessu samhengi getur verið mikilvægt að
fara yfir hvernig ferlunum er stýrt innan fyrirtækisins hvort sem það
er með formlegu gæðakerfi, Six Sigma eða jafnvel samanburðar- eða
viðmiðsgreiningu (e. Benchmarking).
eftirfylgni og rýni breytinga
Þegar innleiðingin er komin af stað og allir þættir stefnufram-
kvæmdarkompássins styðja við stefnuna eða breytingarnar er nauð-
synlegt að fylgja eftir innleiðingunni. Þar skiptir mestu máli að
hvatning og umbun endurspegli þær breytingar sem verið er að
vinna að. Oft þarf því að endurskoða árangurstengingu fyrirtækisins
til samræmis ásamt því að koma á hvatningakerfi sem minna stöð-
ugt á það að hverju er stefnt.
Til að tryggja árangur til lengri tíma litið er
nauðsynlegt að rýna í framgang mála. Fyrsta
rýnin ætti að fara fram mánuði eftir að inn-
leiðing hefst og ef niðurstaðan er góð er óhætt
að framkvæma næstu rýni tveimur mánuðum
seinna.
Ef árangurinn er áfram í rétta átt má lengja
tímabilið enn frekar þannig að framkvæmd
verði rýni á 3ja mánaða fresti. Uppbygging rýninnar skiptir miklu
máli og sérstaklega að dagskráin sé vel skipulögð þannig að hægt sé
að fara yfir stöðu mála, breytingar í umhverfinu og ákveða næstu
skref á tveggja tíma fundi.
Þær upplýsingar sem lagðar eru fram á fundinum þurfa að vera
gagnsæjar, áreiðanlegar og réttmætar og það þarf alltaf að liggja
fyrir hver ber ábyrgð á hverju. Markviss umræða skilar markvissum
aðgerðum.
Í flestum tilfellum stendur innleiðing á breytingum yfir í nokkra
mánuði og jafnvel ár. Því er rýninni haldið áfram mislengi en með
tíð og tíma minnkar umfang hennar og að lokum verður hún hluti
af reglulegum fundum fyrirtækisins. Reynslan hefur sýnt að skipu-
lögð og markviss eftirfylgni og rýni er það sem gerir gæfumuninn
þegar verið er að innleiða breytingar.
Greinarhöfundur, Guðrún Ragnarsdóttir, er viðskiptafræðingur, MBA.
Eftirfylgni gerir gæfumuninn við að koma á breytingum.
s t j ó r n u n