Frjáls verslun - 01.01.2004, Blaðsíða 98

umsjón með ráðstefnum og fundum.
Islenskum viðskiptavinum okkar, þ.e.
þeir sem eru að halda ráðstelhu eða fund
fyrir fyrirtæki eða félag hér innan lands,
ijölgar með hverju árinu.
Starfsfólk Ráðstefnudeildar Ferðaskrifstofu íslands.
Ráðstefnudeild Ferðaskrifstofu íslands:
Breytingar og
samnuni
Við lifum á tímum breytinga og samruna alls
kyns fyrirtækja," segir Helga Lára
Guðmundsdóttir, deildarstjóri Ráðstefnu-
deildar Ferðaskrifstofu Islands. „Frá og með 1.
janúar sl. varð breyting á skipuriti Innanlands-
deildar Ferðaskrifstofu Islands þegar hún var
sameinuð öllum fyrirtækjum Icelandair á
erlendri grundu í sölu ferða til íslands. íslands-
ferðir ehf. heitir hið nýja fyrirtæki.
Innan þessa fyrirtækis heldur Ráðstefnudeild Ferðaskrif-
stofu Islands áfram að vaxa og dafna sem sérstök eining.
Styrkar stoðir verða nú enn sterkari þegar reynsla ólíkra sölu-
svæða sameinast undir einn hatt.
I Ráðstefnudeildinni starfa 6-8 manns eftir álagstímum.
Þessir starfsmenn hafa víðtæka reynslu og góða menntun
sem kemur viðskiptavinum okkar til góða. Viðskiptavinir
okkar eru bæði innlendir og erlendir.
AÐ MÖRGU AÐ HYGGJfl Allar stærri erlendar ráðstefnur
hafa á að skipa undirbúningsnefndum þar sem í flestum
tilfellum sitja Islendingar sem við vinnum beint með. Þessar
nefndir vinna með okkur stundum í allt að tvö ár áður en
ráðstefna byijar. Það er að mörgu að hyggja þegar undirbúa á
slíkan viðburð sem ráðstefna er. Gera Ijárhagsáætlanir, undir-
búa tilkynningar, útbúa bæklinga, skráningarblöð og setja upp
á Netinu svo eitthvað sé nefnt.
Fundir á vegum erlendra aðila koma til okkar annaðhvort
beint frá fyrirtækjum eða í gegnum samstarfsaðila okkar
erlendis. Undirbúningsferli funda er að jafnaði styttra. Við
erum með góð tölvukerfi sem auðvelda okkur alla vinnu og
Ráóstefnum og
fundum hefur
fjölgað mjög á
undanförnum árum
og þykir ísland gott
heim að sækja.
TIMINN ER PENINGAR..... Við fáum
oft spurninguna: „Er ekki dýrt að fá
aðstoð ykkar? Þessu vil ég svara
neitandi. Það er mikil vinna að halda
utan um ráðstefnur og fundi ef allt á að
ganga upp. Við erum sérfræðingar í
skipulagningu ráðstefna/funda, við
höfum reynslu og þekkingu sem við
verðleggjum eftir umfangi hvers
verkefnis fyrir sig. Við erum með samn-
inga við gististaði, veitingahús og afþrey-
ingarfyrirtæki sem koma þeim til góða
sem kaupa þjónustu okkar. Við undir-
búning stærri verkefna þarf oft að leggja
í töluverðan kostnað í sambandi við
prentun og hönnun svo eitthvað sé
nefnt. Við bjóðumst til að sjá um þennan kostnað
fyrir viðskiptavininn en oftar en ekki hefur
viðskiptavinur ekki ljárhagslegt bolmagn til að
leggja út fé fyrir slíku. Með fjárhagsáætlun
finnum við út hvað ráðstefnugjaldið þarf að vera
hátt fyrir hvern gest þannig að ráðstefnu-
haldarinn þurfi ekki að borga með verkefninu.
UERÐMÆTIR GESTIR Hin almenni borgari veit
held ég ekki hversu hratt þessi armur ferðaþjónustunnar
hefur vaxið. Fjöldi gesta er að vísu nokkuð misjafn á milli ára
og hafa uppsveiflur í Jjölda yfirleitt fylgt jöfnu árunum en mér
virðist ætla að verða breyting á núna þar sem árið 2005 lítur út
fyrir að verða metár. Ráðstefnugestir eru mjög „verðmætir"
gestir, búa yfirleitt á góðum hótelum, sækja veitingastaði og
kaupa afþreyingu.
Hvernig fáum við þessa gesti til að koma til landsins? Við
höfum í gegnum árin verið dugleg að koma okkur á framfæri
á kaupstefnum og heimsóknum tíl ferðaskrifstofa og fyrir-
tækja erlendis. Við höfum verið með bækling og ýmist
myndefni okkur til hjálpar.
Ennfremur gáfum við út sérstakan bækling fyrir íslenska
markaðinn á síðastliðnu ári. Viðskiptavinurinn sem kemur til
okkar aftur er auðvitað besta auglýsingin. Island hefur
meðbyr og er talið öruggt land. Staðsetning okkar miðja vegu
á milli Ameríku og Evrópu er jákvæð með tillití tíl alþjóðlegra
ráðstefna/funda. Framboð á gistingu og afþreyingu hefur
gjörbreyst á síðustu árum og ættu flestir að finna hér eitthvað
við sitt hæfi. Eg hvet þá sem hyggjast halda ráðstefnu/fund á
næstunni að kynna sér þjónustu okkar nánar.“ SH
98