Frjáls verslun - 01.05.2004, Blaðsíða 59

KONUR í VIÐSKIPTALÍFIIMU
„Stjórnaðu yfirmanni þínum“
Stundum er gert grín aö , Ja, raöherra“ stjórnuninni þar sem „ráðuneytisstjórinn
tekur í raun ákvarðanir fyrir ráðherrann“. En hvernig er þetta innan stórfyrir-
tækja þar sem framkvæmdastjórar þurfa að undirbúa forstjórann fyrir
ákvarðanatökur og veita honum nauðsynlegar uppfysingar?
Texti: Vigdís
tjórnun í fyrirtækjum er að jafnaði ofan frá og niður og
því virðist mörgum hugtakið „Stjórnaðu yfirmanni
þínum rétt“ hljóma einkennilega. Það er þó ekki eins
undariegt og það virðist vera því stjórnun eða stýring þarf
ekki að felast í beinum fyrirskipunum eða verkbeiðnum
heldur getur allt eins átt við „aðferðina sem notuð er til að
vinna með“ viðkomandi yfirmanni.
Samkvæmt nýlegri grein í hinu virta blaði Harvard
Business Review, „Managing your Boss“, er hlutverk fram-
kvæmdastjóra ekki síst það að undirbúa forstjórann fyrir
ákvarðanatökur og veita honum nauðsynlegar upplýsingar.
Slíkt getur verið erfitt ef stjórnunarhættir forstjóra og fram-
kvæmdastjóranna passa ekki saman.
Stefánsdóttir
var ljóst að um misskilning var að ræða. Upplýsingarnar náðu
ekki í gegn því þeir unnu ekki á sama hátt og skildu upplýs-
ingarnar hvor á sinn hátt.
Gott samstarf Þegar framkvæmdastjórar og forstjóri vinna
eftir sömu leikreglum er líklegt að samstarfið gangi vel.
SJÓNARHÓLL FRAMKVÆMDASTJÓRANNA
Þekkja þeir markmið forstjórans vel?
Vita þeir sjálfir hvað þarf helst að gera?
Hveijir eru veikleikar forstjórans varðandi stjórnun?
Hveijir eru styrkeikar forstjórans?
Hvernig er vinnustíll forstjórans?
Að Skilja yfirmanninn Til þess að samskiptin gangi
auðveldlega og lipurt fyrir sig og forstjóri geti tekið ákvarð-
anir byggðar á réttum upplýsingum, þurfa framkvæmda-
stjórarnir eða millistjórnendurnir, að skilja hvernig
viðkomandi forstjóri vinnur og hveijir veikleikar
og styrkleikar hans eru.
Vill forstjórinn fá upplýsingar í formi
minnismiða? Vill forstjórinn halda form-
lega fundi þar sem gefnar eru ítarlegar
skýrslur? Vill forstjórinn halda stutta síma-
fundi og afgreiða málin þannig? Þrífst for-
stjórinn vel í öguðu umhverfi eða vill hann
frekar hafa spennu og hraða þar sem eitthvað
kemur sífellt á óvart?
Án þessara upplýsinga eru framkvæmda-
stjórar illa settir og eiga erfitt með að vinna
vinnu sína. Það dugir ekki að þeir viti
hvernig forstjórinn vill vinna, hann verður
að vera tilbúinn að koma til móts við þá og
vinna á sama hátt.
Til eru dæmi um fyrirtæki sem tapa
stórfé eingöngu vegna þess að skilaboð komust ekki rétta
leið á milli forstjórans og framkvæmdastjóranna. Forstjóri
hafði markmið og taldi sig hafa komið þeim á framfæri við
framkvæmdastjórana. Þeir töldu sig vinna í takt við markmið
forstjórans, en þegar á leið kom í ljós að hann framfylgdi
aðeins hluta þeirra markmiða og þegar kafað var ofan í málið
Á sama hátt þurfa framkvæmdastjórarnir að gera sér grein
fyrir eigin sfyrk og veikleikum, persónuleika og hvernig for-
stjóranum líður hugsanlega varðandi samstarf við þá.
Hvort þeir vinna vel með forstjóra sem vill
hafa alla þræði í hendi sér eða hvort þeim
gengur betur að vinna með forstjóra sem
lætur hlutina að mestu í hendur þeirra og
treystir þeim til að sjá um verkið.
Bestu mögulegu samskipti verða
þegar samræmi er á milli vinnulags for-
stjórans og framkvæmdastjóranna og
samskiptin byggja á sameiginlegum
væntingum. Framkvæmdastjórar þurfa
að finna leið til þess að koma upplýs-
ingum á réttan máta til forstjórans, hvort
sem það er munnlega, í löngum
skýrslum eða á stuttum minnismiðum.
Samstarfið þarf að byggja á heiðarleika
og því að forstjórinn og framkvæmda-
stjórarnir séu háðir hvorir öðrum varð-
andi bestu útkomu á hagnaði og rekstri
fyrirtækisins.
Tími forstjóra er dýrmætur og oftast knappur og því skiptir
miklu máli að framkvæmdastjórar eða næstráðendur sjái til
þess að allar upplýsingar séu fyrirliggjandi í aðgengilegu
formi. 55
Lauslega endursagt úr greininni „Managing your Boss“ t tímaritinu Harvard
Business Review.
Stjórnendur fyrirtækja þurfa upplýs-
ingar til að geta stjórnað og það er
undirmanna þeirra að koma upplýs-
ingunum á framfæri á þann veg að
þær gagnist yfirmönnum.
59