Frjáls verslun - 01.01.2004, Side 110

útbúa gögn tíl að kynna ráð-
stefnuna, senda út skráningar-
þátttökublöð, taka á mótí þátt-
takendum, gera ijárhags-
áætlanir og allt annað er að
viðkomandi ráðstefnu snýr. „Að
sjálfsögðu bjóðum við upp á raf-
ræna skráningu á Netinu og
höldum einnig uppi vefsíðum
fyrir þá ráðstefnuhaldara sem
þess óska, en þeim fjölgar
stöðugt," segir Þórunn. Þar að
auki annast þær skipulagningu
makadagskrár, sé því að skipta,
aiþreyingar, leigu á bílaleigu-
bílum, hugsanlega fram-
lengingu á dvöl, og hvað eina er
snertir komu þátttakendanna
tíl landsins. „Ofantalið er aðeins
litill hlutí þess sem gera þarf
fyrir hveija ráðstefnu," segir
Unnur Björk. „Ein ráðstefna
samanstendur af mörgum
einstaklingum sem hver hefur
sínar sérþarfir. Þeim þarf að
sinna og samskiptí við þátttak-
endur eru oft á tíðum mjög fjöl-
breytileg og skemmtíleg.“
FUiMDIR OG RÁÐSTEFIMUR
Þórunn Ingólfsdóttir og Unnur Björk Guðmundsdóttir, eigendur íslandsfunda.
íslandsfundir - Meeting Iceland:
Persónuleg þjónusta
Islandsfundir er fyrirtæki sem stofnað var
í desember 2001. Eigendur þess eru þær
Unnur Björk Guðmundsdóttir og
Þórunn Ingólfsdóttír. Þó að fyrirtækið sé
ungt er reynsla starfsmanna víðtæk, en
Þórunn Ingólfsdóttir hefur starfað við
skipulagningu og umsjón ráðstefna af ýmsu
tagi manna lengst á íslandi eða í um 25 ár. Báðar störfuðu þær
síðast í ráðstefnudeild Samvinnuferða Landsýnar, eða þar tíl yíir
lauk í nóvember 2001. Auk Þórunnar og Unnar Bjarkar hefur
fyrirtækið á að skipa úrvals starfsliði á álagstímum.
„Okkar meginmarkmið er að veita fyrsta flokks persónu-
lega þjónustu þar sem áherslan er á fagmennsku, vönduð
vinnubrögð, skapandi hugsun og sveigjanleika," segir
Þórunn. „Við leggjum mikið upp úr því að bjóða upp á ferðir
og afþreyingu við hæfi hvers hóps og sérsníðum dagskrá í
samræmi við það.“
MÖRG HANDTÖK Fundir og ráðstefnur eru af öllum
stærðargráðum og viðfangsefnin mismunandi eins og gefúr að
skilja. Otal handtök þarf að vinna áður en hægt er að hefja
dagskrána. Að sögn Þórunnar og Unnar er fyrsta skrefið að
útvega mögulega gistingu og fundaraðstöðu. Þá sjái þær um
allt er tengist ráðstefnunni sjálfri, móttöku, opnunarhátíð,
FRÍ í LEIÐINNI Þar sem
Island er vinsælt ráðstefnuland er oftast
góð þátttaka í ráðstefnum hér og segja þær
stöllur að oft komi gestir með flölskylduna
með sér og lengi dvölina um nokkra daga.
„Það er tilvalið að nota tímann og taka
sér smáfrí í leiðinni ef hægt er,“ segir
Unnur Björk. „Flestír virðast gera sér grein
fynr möguleikum landsins en samt sem áður hafa kannanir
sýnt að hin stórbrotna náttúra landsins kemur erlendum
gestum mjög á óvart.“ Þórunn og Unnur rilja upp ferð sem
farin var með krabbameinslækna sem voru hér að þinga fyrir
tveimur árum. Þá var farið með hópinn í Þórsmörk þar sem
slegið var upp grillveislu og harmonikkuleikari spilaði við
varðeld. Þarna naut fólkið útívistarinnar, góðra veitínga og
steig dans. „Þessi ferð vakti mikla ánægju og setti punktinn
yfir annars vel heppnuð fundarhöld."
AUGA FYRIR SMÁATRIDUNUM Kjörorð íslandsfunda er „An
eye for details" eða „Með auga fyrir smáatriðunum" og það
lýsir vel vinnu þeirra Unnar og Þórunnar sem segjast einblína
á smáatriðin þar sem þau skipti svo miklu máli. „Við höfum
haft það að leiðarljósi að huga vel að jafnt stóru sem smáu og
gæta þess að ekkert smáatriði verði útundan," segir Unnur
Björk og Þórunn tekur undir þessi lokaorð hennar. [ffl
Litlu hlutirnir skipta máli
þegar verið er að skipuleggja
ráðstefnu eða fund, því að séu
þeir í ólagi er næsta víst að
eftirþví verður tekió.
110