Árbók VFÍ/TFÍ - 01.06.2010, Blaðsíða 237

Umræða
Rétt er að árétta að þær niðurstöður sem koma fram í töflu 1 og mynd 2 endurspegla ein-
vörðungu verkefnastjórnunarlegan þroska viðkomandi ráðuneyta. Með úttektinni var
ekki reynt að rýna í stjórnskipulag og verkaskiptingu ráðuneytanna, né heldur að skoða
samvinnu þeirra í milli. Hér var ekki um að ræða úttekt á starfsháttum ráðuneytanna
heldur einungis einfalda mælingu, á grundvelli vel þekkts þroskalíkans í verkefna-
stjórnun, til að kynnast eiginleikum þroskalíkansins, draga upp mynd af stöðu verk-
efnastjórnunar í stjórnsýslunni og draga almennar ályktanir.
Niðurstöðurnar sýna að verkefnastjórnunarlegur þroski er mjög lítill og raunar kom frarn
í viðtölum nemendanna að eina ráðuneytið sem notast við formleg verkefnastjórnunar-
ferli að einhverju marki er samgönguráðuneytið. í því ráðuneyti er verkefnastjórn-
unarlegur þroski hæstur eða 1,7 að meðaltali. í þeim ráðuneytum sem skora lægst er
vitund um verkefnastjórnun lítil. Mat nemendahópsins sjálfs er í samræmi við niður-
stöður viðtalanna; í fæstum ráðuneytum í stjórnarráði íslands hefur verkefnastjórnun
Verið innleidd. Einna skást virðist ástandið vera í stjórnun kostnaðar, þar er meðaltal
ráðuneytanna 1,6 sem þó telst vera lágt og kemur það heim og saman við þá niðurstöðu
úr úttekt Ríkisendurskoðunar (2009) á fjármálastjórn ráðuneyta fyrir árið 2009 að veru-
legur misbrestur var á því að rekstraráætlunum ráðuneyta og stofnana þeirra hefði verið
skilað á tilætluðum tíma, fyrir árslok 2008. Lægst er meðaltalið í stjórnun gæða (1,1) og í
stjórnun mannauðs og áhættu (1,2). Hvað stjórnun mannauðs varðar virðist þessi
niðurstaða koma heim og saman við þá niðurstöðu úttektar á skipuritum ráðuneyta og
stofnana að stundum var erfitt að skilgreina fyrirkomulag stjórnunar út frá skipuriti
(Kjartansdottir og fleiri, 2009). Að lokum má nefna að í kafla 8 í skýrslu Rannsóknar-
nefndar Alþingis (Páll Hreinsson og fleiri, 2010) er m.a. fjallað um starfshætti í stjómar-
fáðinu. Umfjöllun um starf samráðshóps lykilstofnana íslenska stjórnkerfisins, til dæmis
Varðandi þátttöku í norrænni viðlagaæfingu í september 2007, er athyglisverð. Viðlaga-
asfingin var dæmi um afar mikilvægt verkefni sem farið var út í af hálfu stjórnsýslunnar
°n ekki lokið við. Svo virðist sem markmið með verkefninu hafi ekki verið ljós, stjórn-
skipulag hafi verið óskýrt og ferlar ákvarðanatöku hafi verið meingallaðir. Umfjöllun um
boðleiðir innan samráðshópsins endurspeglar ótrúlegan skort á trausti milli ráðuneyt-
anna og svo virðist sem ekki hafi verið vilji til þess hjá ráðandi öflum innan þátttöku-
ráðuneytanna að ljúka verkefninu. Öll þessi umfjöllun Rannsóknarnefndar Alþingis
styður þá meginniðurstöðu að verkefnastjórnunarlegur þroski ráðuneyta í stjórnarráði
íslands sé lítill.
hví má halda fram að aðferðafræði verkefnastjórnunar gæti nýst vel við endurreisn
'nnviða og uppbyggingu innan stjórnsýslunnar. Verkefnastjórnun er aðferðafræði sem
flest fyrirtæki tileinka sér í vaxandi mæli. í leiðbeiningum um stjórnarhætti opinberra
fyrirtækja (Birgisson, 2008) kemur fram að stjórnir opinberra fyrirtækja ættu að fylgja
hestu framkvæmd í einkafyrirtækjum. Ráðuneyti í stjórnarráði Islands eiga því veruleg
sóknarfæri í því að innleiða aðferðafræði verkefnastjórnunar. í grein höfundar í Verk-
tækni fyrr á árinu (Ingason, 2010) er fjallað með almennum hætti um hvernig beita mætti
Verkefnastjórnun í dæmigerðu hagræðingarverkefni í stjórnsýslunni. í dæminu stendur
hl að hagræða hjá ráðuneyti með því að sameina tvær stofnanir sem því tilheyra. Verk-
efnið hefst því með ákvörðun um að ráðast í það og því lýkur þegar sameiningin er um
garð gengin og reynsla er fengin til að meta árangur. Helstu áfangar gætu verið eftirtaldir:
bkilgreining: Verkefnið hefst með pólitískri ákvörðun um að skoða málið í fullri alvöru
" °g skipan verkefnisstjóra með skýrt umboð. Stofnaður er verkefnishópur sem vinnur að
•hálinu undir stjórn verkefnisstjórans. Eftir atvikum koma að starfi hans starfsmenn
ráðuneytis, starfsmenn stofnananna og hugsanlega ytri ráðgjafar. Viðfangsefni
Verkefnishópsins er að gera vandaða faglega könnun á hagkvæmni sameiningarinnar,
sem verður grundvöllur að ákvörðun um framhald. í því felst meðal annars að skilgreina
Pá mælikvarða sem notaðir eru til að taka ákvörðun um verkefnið og fylgjast með
Ritrýndar vísindagreinar
2 3 5