Frjáls verslun - 01.04.2006, Page 53

F R J Á L S V E R S L U N • 4 . T B L . 2 0 0 6 53
spurningar, síminn hætti ekki að hringja,
óvæntir gestir duttu inn og á skjánum birt-
ist stöðugt: „Þú hefur fengið póst.“ Enda-
laus viðhengi sem þurfti að lesa og svara.
Tíminn flaug frá þeim og þeir spyrja sig:
Hvað gerði ég í dag? Hvert fór allur þessi
tími?“
Með þessum orðum hefst 1. kafli bók-
arinnar og ber hann heitið Að handsama
tímaþjófana. Það kannast auðvitað allir við
þessa tilfinningu, að koma heim eftir erf-
iðan vinnudag en „hafa samt ekki gert neitt“
yfir daginn í vinnunni. Að verða ekkert úr
verki.
Ingrid fer yfir helstu tímaþjófana í starfi
og hvetur fólk til að fara ofan í það hvernig
það verji tíma sínum í vinnunni, m.a. með
eftirfarandi spurningum:
HVERNIG VERÐ ÞÚ TÍMA ÞÍNUM?
(Spyrðu þig þessara spurninga:)
• Hversu mikill tími fór í að bregðast við
óvæntum uppákomum?
• Hversu mikill tími fór í samtöl, símtöl,
fundi, tölvupóstinn?
• Hve mikill tími fór í pappírsvinnu?
• Á hvaða tíma dagsins kom ég mestu í
verk?
• Hversu stórum hluta dagsins var varið
í virkilega mikilvæg atriði?
• Á hvaða tímum dagsins sinnti ég
verkefnum sem vega þungt?
• Náði ég markmiðum mínum?
Ingrid fjallar síðan um „afköst og hugarfar“
og hún leggur mikið upp úr hugarfarinu
sem við temjum okkur gagnvart viðfangs-
efnum okkar. Að vera jákvæð gagnvart
því sem við erum að gera. Þessu tengt má
oft sjá í lýsingum íþróttafréttamanna undir
heitinu leikgleði.
Ég hnaut um eftirfarandi setningu sem
mér fannst mjög góð: „Það er ekki aðeins
orkan sem hefur áhrif á afköst okkar heldur
einnig hugsanir okkar. Áhyggjur af tíma, og
þá sérstaklega af því „að koma of seint“,
„hafa of mikið að gera“ eða „að ná ekki að
ljúka við verkefni“, valda óróa og flýti.“
En hvað stelur helst tímanum hjá okkur
í vinnunni? Ingrid segir að nauðsynlegt
sé að færa nákvæma dagbók til að finna
tímaþjófana. En almennt talað hafa flestir
komist að því tímaþjófarnir skiptast í ytri
tímaþjófa og innri tímaþjófa.
YTRI TÍMAÞJÓFAR
• Truflanir af ýmsum toga (símtöl,
tölvupóstur, samstarfsmenn).
• Að bíða eftir upplýsingum eða svörum.
• Óljós hlutverkaskipting.
• Ómarkvissir fundir.
• Síbreytileg forgangsröðun.
• Bilanir.
• Óskipulagður yfirmaður.
• Lélegur mórall á vinnustað.
• Illa þjálfað starfsfólk.
• Kröfur annarra.
• Pappírsvinna.
• Ferðir á milli staða.
• Óvæntir atburðir.
• Mistök annarra.
• Skipulagsleysi annarra.
INNRI TÍMAÞJÓFAR
(Á þinni hendi)
• Frestun.
• Léleg valddreifing.
• Neikvætt hugfar.
• Skortur á forgangsröðun.
• Einbeitingarleysi.
• Að hlusta ekki eða illa
(óskýr samskipti).
• Óákveðni.
• Ótímabært spjall.
• Þreyta.
• Skortur á sjálfsaga.
• Að ljúka ekki við verkefni.
• Áhugaleysi.
• Óskýr markmið.
• Skipulagsleysi.
• Fullkomnunarárátta.
• Að taka of mikið að sér.
• Að geta ekki sagt „nei“.
Eftirfarandi setning segir ansi mikið:
„Stærstu tímaþjófarnir eru ekki í umhverf-
inu heldur innra með okkur. Ef við viljum
ná betri stjórn á tímanum þá þurfum við að
stjórna sjálfum okkur betur.“
Það er afar athyglisvert hvernig fjallað
er um einstaka innri tímaþjófa og þeir skil-
greindir. Frestunarárátta fólks fær mesta
rýmið hjá höfundi. Enda segir Ingrid í
upphafi kaflans: „Frestun er einn stórtæk-
asti tímaþjófurinn...Í flestum tilfellum gerir
frestun verkefnið aðeins erfiðara. Óttinn
við að framkvæma kostar oft mun meiri
orku en framkvæmdin sjálf...Ekkert er eins
þreytandi og að velkjast yfir óloknum verk-
efnum.“
Ingrid segir síðan frá nokkrum afar gagn-
legum aðferðum til að takast á við frestun.
Eitt ráðið hljómar svona: „Hætta að hugsa
um verkefnið og einfaldlega byrja á því, það
er oftast erfiðast að byrja.“ Þetta minnir
auðvitað á gamla spakmælið að hálfnað sé
verk þá hafið er. Hver þekkir ekki líka „illu
er best aflokið“?
Kaflinn Að móta sér leiðarljós í lífinu
er auðvitað í ætt við það sem oft má lesa
í bókum, eins og eftir Brian Tracy og aðra
hans líka. „Að móta sér leiðarljós er að
skapa í huganum áður en maður skapar í
raunveruleikanum.“ Þetta er mjög gagn-
legur kafli og nefnir Ingrid góð dæmi um
þekkt leiðarljós fólks sem hefur komið sér
upp markmiðum og gildum í lífinu.
Þriðji kaflinn í bókinn heitir Forgangs-
röðun - að gera réttu hlutina. Ég veit ekki
hversu oft er eiginlega búið að skrifa um
þetta efni í stjórnunarbókum en Ingrid
þjappar því vel saman og kemur því frá
sér á óvenjulega skilmerkilegan hátt. En
út á hvað gengur góð forgangsröðun? Hún
gengur út á að tryggt sé að fólk sinni ávallt
því sem mestu máli skiptir. Það er auðvitað
besta tímaskipulagning sem hægt er að
hugsa sér.
SAGAN UM STÓRU STEINANA
Ingrid segir mjög skemmtilega og gagnlega
sögu um STÓRU STEINANA til að útskýra
mál sitt betur. Sagan er svona:
„Sérfræðingur í tímaskipulagningu var
með fyrirlestur fyrir hóp viðskiptafræði-
nema og til að undirstrika mikilvægi for-
gangsröðunar notaði hann sýnikennslu. Þar
sem hann stóð fyrir framan þennan hóp af
metnaðarfullu fólki sagði hann: „Jæja, þá
skulum við hafa smá próf.“
Hann tók upp stóra krukku og setti
hana á borðið fyrir framan sig. Svo tók
hann upp nokkra hnefastóra steina og kom
T Í M A S T J Ó R N U N