Árbók Landsbókasafns Íslands - 01.01.1971, Blaðsíða 111

UM ÞJÓÐSKJALASAFN ÍSLANDS
111
19. öld hefur það verið meginregla í skjalavörzlu í söfnum að halda út af fyrir sig
skjölum frá einstökum embættum eða stofnunum. Það er regla, sem á erlendum mál-
um er kölluð proveniensprincip (af latnesku sögninni provenio ég geng fram, birtist,
kem í ljós) eða stundum á dönsku hjemhprsprincippet. Við gætum kallað það upp-
runareglu á íslenzku. Þá er takmarkið það að ganga eins vel frá hverju embættis- eða
stofnunarsafni og gert mundi vera í góðu skrifstofuhaldi. Við embætti, þar sem haldin
er bréfadagbók (journal) eða skjöl flokkuð á annan veg og bréfum raðað eftir þeim
reglum, sem þar er ráð fyrir gert, þykir sjálfsagt að halda þeirri skipan, jafnvel
þó að fyrirkomulag bréfadagbókar eða flokkunar sé breytilegt frá áratug til áratugar.
Þó að dæmi séu þess í Þjóðskjalasafni, að bréfum sé ekki raðað eftir breytilegri til-
högun bréfadagbókar sama embættis, heldur eftir yngsta fyrirkomulagi hennar og um
leið því, sem fullkomnast þykir, verður þó að telja, að upprunareglan hafi verið mjög
stranglega haldin hér á landi, aðallega eftir fyrirmyndum úr Ríkisskjalasafni Dana.
Víðast hvar - og þar á meðal i Þjóðskjalasafni - eru þó gerðar tilslakanir á ströngustu
upprunareglu, t. d. með því að halda sérstökum — en þó auðvitað innan hlutaðeigandi
embættissafns - ýmsum skýrslum, sem endurtaka sig í sífellu, t. d. ársskýrslur eða
mánaðarskýrslur, enda þótt bréfadagbók geri ráð fyrir, að skýrslunum sé raðað
í innkomuröð með öðrum innkomnum bréftnn. En engum skjalaverði mundi þó detta
í hug að raða saman skýrslum, sem tilheyra mismunandi embættum eða stofnunum,
jafnvel þótt þær ættu efnislega saman. Það yrði vísasti vegurinn til þess, að allt lenti
í óskiljanlegum hrærigraut, sem enginn hefði yfirsýn yfir.
Nú er víða farið að raða skjölum eftir nákvæmu tugstafakerfi, sem byggist á efnis-
flokkun, líkt og tíðkast um röðun bóka í bókasöfnum. En ekki hafa skjöl, sem raðað
er eftir því kerfi, enn borizt Þjóðskjalasafni, og get ég því enga grein gert fyrir þeirri
röðun.
Röðunarreglur Þjóðskjalasafns er auðveldast að kynna sér með því að athuga skrár
safnsins, einkum hinar yngri, svo sem skrárnar um biskupsskj alasafn og landlæknis-
safn. Eldri hluti þessara safna er þannig varðveittur, að engin bréfadagbók er lil leið-
beiningar um röðun innkominna bréfa. Hefur þá orðið að flokka þau eftir skynsamleg-
um reglum og raða þeim í tímaröð innan hvers flokks, eins og sjá má á skránum. Sama
er að segja um stiftamtmannssafn fram til 1803, þegar reglulegar bréfabækur hefjast.
Á því safni hefur nú farið fram ný röðun, þó að skrá um hana hafi ekki enn verið
prentuð. Embættið stendur frá 1684-1873. Ég skal hér í örstuttu máli víkja að röðun
skjala þess frá upphafi til 1803, þegar regluleg bréfadagbók hefst. Frá árinu 1770
er stiftamtmaður nær alla tíð jafnframt amtmaður í suðuramti, cg hefur reynzt ókleift
að halda sundurgreindum skjölum frá þessum tveim embættum eins og sama manns.
Fyrst er raðað bréfabókum og þeim slitrum bréfadagbóka og bréfaskráa, sem til
eru frá þessum tíma (þ. e. 1684-1803), og þarnæst svokölluðum stiftamtsbréfum, t. d.
umburðarbréfum, sem send hafa verið út frá embættinu, en því borizt aftur. Þá er
raðað innkomnum bréfmn. Fyrst eru nokkur bréf, sem eru eldri en stiftamtmanns-
embættið, frá tímabilinu 1542-1682, tekin í arf frá hinu gamla höfuðsmannsembætti,